PDF-Dateien erstellen mit Freeware

Das PDF-Format ist das Dateiformat für den Austausch von Dokumenten über das Internet. Leider ist das Programm  Acrobat von Adobe zum Erstellen von PDF-Dateien nicht für jedermann erschwinglich. Das Tutorial beschreibt eine Möglichkeit, Dokumente aus beliebigen Anwendungsprogrammen (wie Word, Excel, etc.) mit der Hilfe von kostenlosen Freeware-Programmen in das PDF-Format zu konvertieren.

Vorbemerkung

Das PDF-Format ist das Dateiformat der Wahl für den Austausch von Dokumenten. Leider ist die Software zum Erstellen von PDF-Dateien von Adobe für Privatpersonen kaum erschwinglich.
GhostScript, was eigentlich ein Programm zum Betrachten, Drucken und Konvertieren von Postscript-Dateien aus der Linux-Ecke ist, verspricht Abhilfe. Durch die Verwandtschaft von PDF zu Postscript kann es auch PDF-Dateien erzeugen. Außerdem ist es absolut kostenlos und es läuft auf den unterschiedlichsten Plattformen (UNIX/Linux, Mac, Windows, OS/2, ...). Ghostscript selbst wird allerdings über die Kommandozeile gesteuert und ist nicht sehr benutzerfreundlich. Damit man sich nicht mit kryptischen Befehlen auseinandersetzen muß, wird mit GSView ein grafisches Frontend für Ghostscript angeboten. Außerdem gibt es seit einiger Zeit kleine Freeware-Progamme, die es ähnlich wie Acrobat erlauben, PDF-Dateien in einem Schritt zu erstellen, indem man auf einen speziellen Drucker ausdruckt. Im Folgenden werden beide Wege zu eigenen PDF-Dateien beschrieben.

Ghostscript und FreePDF

FreePDF ist eine Freeware, mit der man unter Windows PDF Dateien erstellen kann. Es darf in privatem, kommerziellen oder institutionellem Umfeld benutzt werden. Als Basis setzt es in installiertes Ghostscript voraus.

Vorbereitungen

Zuerst muß Ghostscript heruntergeladen und installiert werden. Die Installation gestaltet sich recht einfach. Es empfiehlt sich lediglich, ein Installationsverzeichnis anzugeben. Alle anderen Angaben kann man so belassen, wie sie vom Installationsprogramm vorgegeben werden.

Die Installation von FreePDF ist ebenfalls sehr einfach gehalten. Ein Klick auf "Setup" und das Programm wird zusammen mit dem entsprechenden Drucker automatisch im System eingerichtet.

Der Weg zur PDF-Datei

Der Weg zur ersten eigenen PDF-Datei ist nun geebnet. Jetzt kann man aus jedem beliebigen Programm Dateien auf den neu eingerichteten FreePDF-Drucker ausdrucken, um eine Datei in das PDF-Format zu bringen:

Wenn alles klappt, sollte direkt nach dem Drucken ein FreePDF-Fenster aufspringen:

FreePDF bietet in diesem Schritt mehrere Optionen zur Wahl an. Die erstellte PDF-Datei kann entweder per Email versandt werden, in einem beliebigen Ordner abgelegt, auf dem Desktop abgelegt oder über die Option "MultiDoc" mit anderen Dokumenten zusammengefasst werden. In diesem Fall sammelt FreePDF weiter Daten. Erst wenn der Benutzer eine der ersten drei Optionen wählt, werden alle bislang gedruckten Dokumente in einer PDF-Datei zusammengefasst.

Die Option PDF öffnen bewirkt, dass die erzeugte PDF-Datei direkt nach dem erfolgreichen Konvertierungsvorgang im Acrobat Reader geöffnet wird, damit man die Qualität des Ergebnisses überprüfen kann.

Über der Option PDF verschlüsseln lässt sich die erzeugte Datei mit einem Passwort schützen und es können verschiedene Operationen wie das Ändern der PDF-Datei, das Drucken oder das Kopieren von Text aus der Datei unterbunden werden.

Über Konfigurieren lassen sich schließlich noch zahlreiche Optionen wie zum Beispiel die Qualität der erzeugten PDF-Dateien einstellen:

Ghostscript und PDFreedom

PDFreedom ist "free for personal use" - also für den Privatanwender kostenlos. Beim produktiven Einsatz im Unternehmen ist eine Vergütung des Autors willkommen. Als Basis setzt es Ghostscript in der aktuellen Version voraus.

Vorbereitungen

Zuerst muß Ghostscript heruntergeladen und installiert werden. Die Installation gestaltet sich recht einfach. Es empfiehlt sich lediglich, ein Installationsverzeichnis anzugeben. Alle anderen Angaben kann man so belassen, wie sie vom Installationsprogramm vorgegeben werden.

Anschließend wird PDFreedom installiert. Auch hier gibt es nichts besonderes zu beachten. Ist die Installation abgeschlossen, so kann man PDFreedom über das Startmenu aufrufen. Im Infobereich der Taskleiste erscheint ein kleines Icon:

Der Weg zur PDF-Datei

Um jetzt ein Dokument aus einem beliebigen Programm (z.B. Word) in das PDF-Format zu bringen, wählt man die Druckfunktion des Programms. In dem Auswahlfeld für die installierten Drucker wählt man den Drucker PDFreedom aus:

Wenn alles klappt, sollten in der rechten unteren Ecke des Bildschirms leicht transparente Statusmeldungen eingeblendet werden. Je nach Größe des zu verarbeitenden Dokuments kann die Konvertierung einige Zeit in Anspruch nehmen.

Nach der erfolgreichen Konvertierung öffnet sich ein Fenster, in dem der Name und der Speicherort des frisch erzugten PDF-Dokuments festgelegt wird. Fertig ist das erste PDF-Dokument.

PDFreedom bietet zusätzlich die Möglichkeit, Pugins einzubinden. In der Standardeinstellung ist lediglich das Plugin "SaveAs" aktiviert. Im Lieferumfang sind jedoch auch noch Plugins enthalten, mit denen eine frisch erstellte PDF-Datei auch als Anhang einer EMail verschickt oder auf einen vorgegebenen FTP-Server hochgeladen werden kann.

Ghostscript und GSView

Diese Methode PDF-Dateien zu erstellen basiert darauf, eine beliebige Datei aus einem beliebigen Programm über einen Postscript-fähigen Druckertreiber in eine Datei zu drucken. Diese Datei wird dann anschließend mit GSView geöffnet und nach PDF konvertiert.

Vorbereitungen

Nachdem man AFPL Ghostscript und GSview heruntergeladen hat, gilt es die beiden Programme zu installieren. Zu der Installation selbst gibt es nichts zu sagen. Die Entscheidungen, die es zu treffen gilt beschränken sich auf das Installationsverzeichnis und den Eintrag im Startmenü. Bei der Installation von GSView sollte man wählen, daß es mit PS-Dateien verknüpft wird. PDF-Dateien würde ich hingegen dem Acrobat Reader überlassen.

Die zweite Zutat ist ein Druckertreiber, der Postscript unterstützt. Adobe bietet einen generischen Treiber an, der "reines" Postscript schreibt. Dieser Treiber ist an sich eine gute Wahl, aber leider unterstützt er keine Farbe. Ich habe probehalber den Treiber für den Lexmark Optra C720 verwendet und damit gute farbige Ergebnisse erzielt. Im Prinzip läßt sich wahrscheinlich auch jeder andere Treiber für einen farbigen Postscript-Drucker verwenden.

Am einfachsten ist es, den Treiber für den Apple Color Laserwriter 12/600 zu verwenden, da dieser bei Windows mitgeliefert wird. Die Qualität der erzeugten PDF-Dateien kann allerdings erheblich mit dem verwendeten Druckertreiber variieren. In dieser Hinsicht kann ich deshalb nur empfehlen, etwas zu experimentieren.
Bei der Installation des Treibers ist es wichtig bei der Frage nach dem Anschluss die Option File zu wählen.

Der Weg zur PDF-Datei

Sind die beiden Programme und der Druckertreiber installiert, kann es schon losgehen. Es ist mit dieser Methode - genau wie bei Acrobat - möglich, jede Datei aus jedem Programm in eine PDF-Datei umzuwandeln. Das Programm muß nur dazu in der Lage sein zu drucken.
Wenn es sich also um eine Word-Datei handelt, dann öffnet man sie ganz normal in Word und druckt sie aus. Hier ist es wichtig den Postscript-Drucker auszuwählen:

Da der Drucker am Anschluss File hängt, fragt Windows in welche Datei der Ausdruck geschrieben werden soll. Die Datei sollte dabei die Endung .PS (für Postscript) erhalten, damit sie von GSView erkannt wird:

Diese Datei wird nun mit GSView geöffnet. Wenn alles geklappt hat, sollte man nun schon eine Vorschau der Datei bekommen. Anschließend wählt man File -> Convert. Als Device sollte pdfwrite ausgewählt sein. Wer will kann hier noch einzelne Seiten auswählen und ein paar Einstellungen vornehmen. An sich reicht es aber den Dialog mit OK zu bestätigen.

GSView fragt nun noch in welche Datei es das Ergebnis schreiben soll. Leider hängt es selbst keine Dateiendung an, so daß man den Dateinamen selbst um ein ".pdf" erweitern muß. Schon ist die erste PDF-Datei fertig!

GSView unterstützt auch noch andere Formate wie TIFF, BMP oder PCX zur Konvertierung. Die Vorgehensweise hierfür ist analog zum Erstellen von PDF-Dateien. Man muß lediglich im letzten Schritt ein anderes "device" wählen.

Download-Quellen

• GhostScript & GSView
• Einen Postscript-fähigen Druckertreiber. Zum Beispiel von:
• Adobe (nur s/w) oder Lexmark (z.B. Optra C7XX).
• PDFreedom
• FreePDF

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